Cabinet Mondrian Bakhos · réponse à Constance
Oui, c'est possible. Et pour la partie qui prend le plus de temps, celle que vous répétez sur trente dossiers le même jour, il y a mieux qu'un menu déroulant.
Vous décrivez deux choses dans le même paragraphe, un geste et un volume. Elles n'ont pas la même solution, et c'est la seconde qui vous coûte vos heures.
Le geste, c'est de doubler une démarche d'un mail au client. Un menu déroulant le règle très bien.
Le volume, c'est votre vraie phrase : « cela prend du temps multiplié par beaucoup de dossiers quand on demande la fixation ». Là, un menu déroulant ne suffit pas, il faudrait ouvrir les trente dossiers un par un pour gagner trente fois vingt secondes.
Nous prévoyons donc les deux : le menu dans le dossier, et un envoi groupé où vous choisissez la démarche une seule fois et cochez les dossiers concernés.
Le même geste, la demande de fixation, compté en nombre d'actions.
Et la quatrième colonne de la comparaison, celle qui ne se voit pas : aujourd'hui ces trente mails ne laissent aucune trace comptable dans les dossiers. Demain, ils y sont tous.
Trois façons de déclarer une démarche, selon qu'elle était prévue au parcours, faite à la volée, ou répétée sur plusieurs dossiers. Le résultat est le même dans les trois cas.
Vos parcours de procédure sont déjà dans le logiciel : 93 étapes sur 7 parcours, dont 25 pour le Pôle social en première instance. Quand vous cochez une étape, la fenêtre qui vous demande déjà la diligence proposera « Prévenir le client ».
Une relance de la partie adverse ne figure dans aucun parcours. Un menu « Démarche effectuée » dans la fiche du dossier fera la même chose, sans passer par la to-do.
Un écran où vous choisissez la démarche, cochez les dossiers concernés, et les mails partent en une passe. C'est là que se trouvent les heures.
Quand vous cochez une étape comme terminée, cette fenêtre s'ouvre aujourd'hui pour vous demander la diligence. Nous y ajoutons le bloc vert.
Souhaitez-vous enregistrer cette tâche comme diligence ?
Celui-ci n'existe pas encore. Vous choisissez la démarche une fois, vous cochez les dossiers, et les mails partent ensemble.
Quelle démarche avez-vous effectuée ?
Sur quels dossiers ? 4 sélectionnés sur 5
Chaque mail est personnalisé avec les informations de son dossier. Les quatre clients reçoivent le leur, avec leur nom, leur juridiction et leur numéro de RG.
Deux questions différentes, qu'il ne faut pas confondre : de quelle adresse part le mail, et qui est crédité de la démarche.
Ce que voit votre client
L'adresse d'expédition. C'est elle qui donne son poids au message, et c'est à elle que le client répondra.
Ce que retient le logiciel
Qui a réellement effectué la démarche. C'est ce nom qui apparaît dans le suivi du dossier et dans les statistiques du cabinet.
Les deux ne coïncident pas forcément, et c'est normal : quand le secrétariat écrit au client pour le compte de Maître Bakhos, le client doit voir Maître Bakhos, et le cabinet doit savoir que c'est le secrétariat qui l'a fait.
Chaque démarche porte une adresse d'expédition par défaut, que vous pouvez changer au moment de l'envoi.
Un point que nous devons corriger avant de construire. Aujourd'hui, deux boîtes sont connectées au logiciel, celle de Maître Bakhos et celle du secrétariat. Quand un mail part depuis un dossier, le logiciel en choisit une sans règle définie, et retient comme auteur le propriétaire de la boîte utilisée.
Conséquence concrète : si le secrétariat envoie un mail depuis un dossier, il peut partir de la boîte de Maître Bakhos et être compté dans sa production à elle. Nous réglons ce point en même temps, pour que l'expéditeur affiché et l'auteur enregistré soient deux réglages distincts.
Ce qu'on attend de vous ici : quelle adresse doit apparaître par défaut pour un client, celle de l'avocat ou celle du secrétariat ? Et voulez-vous pouvoir en changer au cas par cas, ou un réglage unique pour tout le cabinet suffit-il ?
Le logiciel sait remplir 93 informations depuis le dossier. Surtout, il sait dire avant l'envoi lesquelles lui manquent, ce qui permet de n'ouvrir une fenêtre que quand c'est vraiment nécessaire.
Enregistrement de votre recours · RG 24/00312
Cher Monsieur,
Votre requête a été enregistrée par le greffe du Pôle social du tribunal judiciaire de Rennes sous la référence RG 24/00312.
Nous vous tiendrons informé dès réception de la convocation.
Maître Lara Bakhos
Convocation à votre expertise médicale
Chère Madame,
Vous êtes convoquée à l'expertise médicale le 14 octobre 2026 à heure ?, au cabinet du docteur Vasseur.
Munissez-vous de l'ensemble de vos pièces médicales.
Maître Lara Bakhos
En vert, ce que le dossier remplit tout seul. En ambre, ce qu'il ne peut pas deviner et qui vous sera demandé.
Vous gagnez la frappe, vous gardez la main. C'est délibéré : un mail parti chez un client avec un « RG n° » resté vide coûte plus cher que les vingt secondes économisées.
C'est le bénéfice invisible. Aujourd'hui, prévenir trente clients ne laisse aucune trace dans les dossiers. Demain, chaque mail s'inscrit de lui-même à quatre endroits.
Le mail est rangé dans les correspondances et numéroté, comme tous vos courriels sortants.
Une ligne « Courriel n° X » au tarif unitaire du cabinet. À 0 €, il est compté sans être facturé.
Le mail compte dans la production de la personne qui a fait la démarche, pas de celle qui l'a saisie.
L'étape est cochée et la diligence proposée dans la foulée.
Cette distinction est la raison pour laquelle nous vous écrivons plutôt que de deviner. Vos courriers sont en place ; ce que vous demandez maintenant est un autre objet.
Vos courriers Pôle social sont en place : 37 modèles, dans Modèles de courriers, section « Pôle social ». Ce sont des lettres de fond, générées en PDF à en-tête et rangées dans le dossier.
Le mail de démarche est autre chose. Deux ou trois phrases, pas de pièce jointe obligatoire, une seule fonction : dire au client que c'est fait. Il ne se déduit pas d'un courrier, il se rédige à côté.
Objet : Enregistrement de votre recours · RG 24/00312
Cher Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint l'accusé de réception du recours dans le cadre du dossier vous opposant à la CPAM d'Ille-et-Vilaine.
Le dossier a été enregistré sous la référence suivante : RG n° 24/00312.
Nous recevrons la convocation à une audience plus tard. Les délais étant très longs actuellement devant le Pôle social...
Je vous prie de croire, Cher Monsieur, à l'assurance de mes sentiments distingués.
Cher Monsieur,
Nous avons sollicité ce jour la fixation de votre dossier à une audience de plaidoirie devant le Pôle social du tribunal judiciaire de Rennes.
Nous reviendrons vers vous dès que la date nous sera communiquée.
Maître Lara Bakhos
Le courrier de gauche existe déjà dans le logiciel. Celui de droite est à écrire, et c'est tout l'objet du tableau qui suit.
Une précision que nous vous devons : les modèles que vous nous aviez envoyés pour le Pôle social étaient des courriers, et ils avaient été rangés chez nous du côté des modèles de mails. C'est pour cette raison que Maître Bakhos ne les trouvait pas. C'est corrigé depuis, ils sont dans Modèles de courriers.
Une ligne par démarche, dans l'ordre de la procédure. La dernière colonne est celle qu'on attend de vous : le texte du mail court, deux ou trois phrases. Répondez-nous avec les numéros, pas besoin de reprendre le tableau.
La colonne « Notre avis » est une proposition, pas une décision. Nous avons mis « mail utile » quand la démarche consiste à informer le client, et « le courrier suffit » quand le destinataire est la juridiction, le confrère ou l'expert. Corrigez sans hésiter.
| # | Démarche | Le courrier qui existe | Notre avis | Le mail court à écrire |
|---|---|---|---|---|
| Phase amiable · commission de recours | ||||
| 1 | Ouverture du dossier, demande de pièces | Ouverture du dossier et pièces à réunir | Le courrier suffit | |
| 2 | Projet de courrier à la CRA, pour validation | Projet de courrier à la CRA pour validation | Le courrier suffit | |
| 3 | Recours adressé à la commission de recours amiable | Recours amiable CPAM (CRA) | Mail utile | |
| 4 | Accusé de réception du recours par la CPAM | Accusé de réception du recours par la CPAM | Mail utile | |
| 5 | Rejet implicite de la CRA, délai 4 mois | Rejet implicite de la CRA (4 mois) | Mail utile | |
| 6 | Rejet implicite de la CRA, délai 2 mois | Rejet implicite de la CRA (2 mois) | Mail utile | |
| 7 | Rejet explicite de la CRA | Rejet explicite de la CRA | Mail utile | |
| Première instance · Pôle social | ||||
| 8 | Projet de requête, pour validation | Projet de requête pour validation | Le courrier suffit | |
| 9 | Dépôt de la requête | Information du dépôt de la requête | Mail utile | |
| 10 | Enregistrement au greffe, numéro de RG | Enregistrement de la requête (n° RG) | Mail utile | |
| 11 | Convocation à l'audience de mise en état | Convocation à l'audience de mise en état | Mail utile | |
| 12 | Envoi des conclusions au Pôle social | Envoi des conclusions au Pôle social | Le courrier suffit | |
| 13 | Envoi des pièces au confrère et à la CPAM | Envoi des pièces au confrère et à la CPAM | Le courrier suffit | |
| 14 | Information du client, conclusions transmises | Information client : conclusions transmises | Mail utile | |
| 15 | Audience de plaidoirie fixée | Audience de plaidoirie fixée | Mail utile | |
| 16 | Compte rendu d'audience, client présent | Compte rendu d'audience (client présent) | Mail utile | |
| 17 | Compte rendu d'audience, client absent | Compte rendu d'audience (client absent) | Mail utile | |
| 18 | Jugement, faute inexcusable reconnue | Jugement : faute inexcusable reconnue | Le courrier suffit | |
| 19 | Jugement, faute inexcusable rejetée | Jugement : rejet de la faute inexcusable | Le courrier suffit | |
| CRRMP | ||||
| 20 | Saisine d'un CRRMP ordonnée | Saisine d'un CRRMP ordonnée | Mail utile | |
| 21 | Transmission des pièces au CRRMP | Transmission des pièces au CRRMP | Le courrier suffit | |
| 22 | Avis favorable du CRRMP | Avis favorable du CRRMP | Mail utile | |
| 23 | Avis défavorable du CRRMP | Avis défavorable du CRRMP | Mail utile | |
| Expertise médicale | ||||
| 24 | Convocation à l'expertise médicale | Convocation à l'expertise médicale | Mail utile | |
| 25 | Envoi des pièces à l'expert | Envoi des pièces à l'expert | Le courrier suffit | |
| 26 | Pré-rapport d'expertise, délai d'observations | Compte rendu du pré-rapport d'expertise | Mail utile | |
| 27 | Projet de dire à expert, pour validation | Projet de dire à expert pour validation | Le courrier suffit | |
| 28 | Transmission du dire à l'expert | Transmission du dire à l'expert | Le courrier suffit | |
| 29 | Rapport d'expertise définitif | Compte rendu du rapport d'expertise définitif | Mail utile | |
| Appel | ||||
| 30 | Déclaration d'appel régularisée | Appel : déclaration d'appel régularisée | Mail utile | |
| 31 | Récapitulatif de la déclaration au confrère | Appel : récapitulatif de la DA au confrère | Le courrier suffit | |
| 32 | La partie adverse a interjeté appel | Appel : information du client (intimé) | Mail utile | |
| 33 | Ordonnance d'injonction de conclure | Appel : ordonnance d'injonction de conclure | Mail utile | |
| 34 | Avis de fixation devant la Cour | Appel : avis de fixation | Mail utile | |
| Les démarches sortantes, qui manquent partout | ||||
| 35 | Solliciter la fixation à une audience de plaidoirie | Aucun | Mail utile | |
| 36 | Relancer la partie adverse | Aucun | Mail utile | |
| 37 | Relancer le greffe | Aucun | Mail utile | |
| 38 | Relancer le client sur des pièces manquantes | Aucun | Mail utile | |
| 39 | Relancer la CPAM ou la caisse | Aucun | Mail utile | |
Ce n'est pas un oubli de votre part. C'est une constante de vos listes, et elle explique pourquoi votre besoin n'était couvert nulle part.
Vos parcours contiennent « Réception de l'avis de fixation : informer le client », jamais « solliciter la fixation ». Relancer la partie adverse est absent aussi. En les relisant toutes, vos listes de tâches ont été écrites autour de ce que le cabinet reçoit : un accusé, une convocation, un jugement. Pas autour de ce qu'il envoie.
Or ce sont justement les envois qui se répètent sur beaucoup de dossiers le même jour. C'est exactement le trou que vous avez identifié, et c'est pour ça que la liste des démarches sortantes doit venir de vous.
Et une précision technique : le logiciel ne saura pas seul qu'un message RPVA est parti, l'intégration e-Barreau n'existe pas encore. C'est donc bien vous qui déclarez la démarche, comme vous le proposiez.
En rapprochant vos numéros de ceux du logiciel, trois manquent à l'appel.
Vos courriers portent votre numérotation. Le logiciel contient P3, P6, P10, P11, P12, P14, P16, P17, P19 à P22, P24, P32, P37 et P42. Nous ne retrouvons ni P1, ni P5, ni P7.
Est-ce qu'ils existent chez vous et ne nous sont jamais parvenus, ou est-ce que ces numéros ne correspondent à rien ? Si vous les avez, envoyez-les, ils rejoindront les autres.